PODKARPACKI
KURATOR OŚWIATY
ul. Grunwaldzka 15
35-959 Rzeszów
EI.504/25/2008
|
|
Rzeszów, 2008-05-29
|
Szanowni
Państwo
Dyrektorzy szkół
w województwie podkarpackim
Nawiązując do pisma Biura Wdrażania Europejskiego Funduszu
Społecznego Ministerstwa Edukacji Narodowej, znak: BWE-WMK-JK/045/54/2008/1134 z
dnia 14 maja 2008 roku, w sprawie przeprowadzania kontroli pracowni
komputerowych i internetowych centrów informacji multimedialnej otrzymanych
przez szkoły ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego uprzejmie informuję,
iż w związku z realizacją końcowego etapu wyposażania szkół i placówek w sprzęt
komputerowy w ramach DZIAŁANIA 2.2.SPO-RZL rozpoczętego w 2004 r., poza
kontrolami prowadzonymi z ramienia Kuratorium Oświaty w Rzeszowie,
planowane są kontrole Komisji
Europejskiej oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej. W związku z powyższym kontrolujący
będą oczekiwali od Państwa Dyrektorów prawidłowego udokumentowania udziału
szkół w poszczególnych projektach i zgodnego z założeniami wykorzystania
sprzętu.
Przystąpienie do projektu - wyposażania szkoły w sprzęt
komputerowy do pracowni internetowej lub internetowego centrum informacji
multimedialnej z EFS - winno być udokumentowane w oddzielnej teczce dla każdego
projektu, w którym szkoła uczestniczyła. Teczkę
należy opisać odpowiednim numerem projektu i zgromadzić w niej m.in.
następujące dokumenty:
• deklarację przystąpienia do projektu,
• informacje
składane przez szkołę do Kuratorium Oświaty w Rzeszowie;
• korespondencja dodatkowa z Kuratorium Oświaty;
• komunikaty i pisma związane ze spotkaniami
informacyjno-organizacyjnymi prowadzonymi przez dostawcę sprzętu;
• materiały informacyjne uzyskane na spotkaniach z
dostawcą wyposażenia;
• korespondencja od dostawcy (termin instalacji),
listy przewozowe;
• protokoły:
- podsystem monitorowania EFS;
- protokół z przeprowadzenia wewnętrznej procedury
testowej;
- protokół wykonania instalacji sieciowej (jeżeli
sporządzono);
- protokół odbioru wyposażenia;
- ewentualnie protokół niewykonania instalacji i integracji
pracowni;
- oświadczenie o przyjęciu darowizny (nieodpłatne
przekazanie);
- licencje na oprogramowanie;
• kopia stron z dokumentacji księgowej potwierdzająca
zaewidencjonowanie wyposażenia;
• dokumenty potwierdzające przeprowadzenie szkoleń dla nauczycieli;
• dokumenty potwierdzające wywiązanie się szkoły z
przyjętych zobowiązań opisanych w złożonej deklaracji;
• inna dokumentacja techniczna (elektryczna,
alarmowa);
• protokoły z kontroli zewnętrznych;
• dokumentacja dotycząca zasad świadczenia usług serwisu
gwarancyjnego oraz korespondencja w tej sprawie.
Zaleca się przechowywanie oryginałów dokumentów w teczce/teczkach
z poszczególnych projektów, zaś kopii w księgowości, w pracowni lub
bibliotece. Dokumentację należy
przechowywać do 31.12.2013 r.
Jednocześnie przypominam:
• szkoła zobowiązała się do korzystania z wyposażenia
wyłącznie do celów związanych z działalnością dydaktyczno – wychowawczą. Jest
niedopuszczalne wynajmowanie lub użyczanie wyposażenia w celach zarobkowych.
Nie można również udostępniać pracowni bezpłatnie dla firm, które organizują
szkolenia za odpłatnością uczestników lub ich działalność szkoleniowa jest
finansowana z innych źródeł;
• szkoła zobowiązała się, że przez okres minimum pięciu lat
od przekazania, wyposażenie będzie traktowane jako funkcjonalna całość i nie
ulegnie rozdzieleniu. Nie wyklucza to możliwości modernizacji sprzętu lub
rozbudowy pracowni przy zachowaniu oznaczeń projektu, tj. naklejek z logo
Europejskiego Funduszu Społecznego;
• sprzęt i pomieszczenia powinny zostać oznakowane zgodnie z założeniami projektu http://www.efs.gov.pl/Promocja+EFS/Promocja+i+logo+EFS.htm;
• w dniu odbioru wyposażenia należało zgodnie z przepisami o rachunkowości wprowadzić
odpowiednie dane do szkolnej ewidencji.
W związku z powyższym uprzejmie proszę Państwa Dyrektorów o
zapoznanie się z nw. załącznikami.
|
|
Jacek Wojtas (-)
|